Kriteri dhe mësorimi i efektivitetit të punës së funksionarit në hom office: si të vlerësohet funksionari, i cili është jashtë pamjes

Kur funksionari mbahet në kabinet me shenjë mbi dorëzën, drejtori mund t'i hyjë, të shikojë me që po bën, të dëgjojë fjalësimin telefonik dhe të shikojë nguljen. Por kur funksionari kalon në punë të largët, ky kontrol u largon. Poq, pyetja kryesore paraqitet: si ta kuptojme, ai punon apo thjesht është në lidhje? Si ta vlerësojmë cilësia e punës së tij, kur ju nuk e shihni fizikisht? Hom office-i i funksionarit është më shumë se vetëm komoditet, por edhe një sfidë për sistemën e menaxhimit, e cila kërkon përgjithësisht metodash të reja për vlerësimin e punës.

Shkaqet ese metodat tradicionale nuk funksionojnë

Gjatë shërbimit sate që kjo ka ekzistuar, ka qenë principi i «pranishmërisë». Deri sa punësia është në vend — ai punon. Ky tregim nuk është efikas në hom office. Nuk është e mundur të vlerësohet funksionari sipas frekuentës së tij online, sipas shpejtësisë me të cilën ai përgjigjet në mesazhët mesdhetarë ose sipas kohës që ai e mbajnë kursorin në ekranin aktiv. Këto metrika fiksojnë aktivitetin, por jo rezultatin. Kështu, ata provokojnë ilusionin e punës: punësia mund t’i klikojë mbi ekranin, por jo t’i zgjidhë problemet.

Risqi i dytë është kthimi në drejtim të treguesve formales. Për shembull, numri i dokumentëve të botuara ose aplikimeve të procesuara mund t’i rritet lehtësisht në harakundër me cilësia. Në kontekstin e kancelarisë, drejtori mund t’i vlerësojë këtë sipas përmbajtjes së dokumentëve, por në punë të largët – vetëm sipas numrave të tjerë, të cilët lehtësisht mund t’i «nërtrojnë’.

Risqi i tretë është ngjyra e përgjegjësisë. Në hom office është më e vështirë të mbahet gjurmë që kur është që kur është që ai ka bërë gabim. Kjo gjë është e vështirë kur ekipi është i pavarur, e vështirë të ndahet rezultati personal nga rezultati i përgjithshëm.

Kriteret themelore të efektivitetit të funksionarit në punë të largët

Për të vlerësuar efektivitetin në hom office, duhet të kalohet nga kontrolli i pranishmërisë së kontrollit të rezultatit. Kriteret themelore janë disa.

Parëri – koha e përfshirë e përfundimit të detyrave. Është e rëndësishme jo vetëm fakti i përfundimit, por edhe mbajtja e terminave. Funksionari duhet t’i dhëne raportet, të gëndajë dokumentet, të përgjigjet në kërkesat në terminet e përcaktuara. Por këtu është e rëndësishme të vërehet ngulja: nëse punësia pranohet me pakicë, terminet mund të mos mbahen jo për veshën e tij.

Kriteri i dytë është cilësia e punës. Ai vlerësohet përmes mungesës së gabimeve, cilësisë së dokumentëve, plotësisë së informacionit. Në hom office është e rëndësishme, sepse drejtori nuk shikon kështu kështu, por vetëm rezultatin e fundit. Prandaj, është e rëndësishme të implementohet sistem i kontrollit mesatar: p.sh., të dërgohet projektet për kontrollun një ditë para termimit.

Kriteri i tretë është produktiviteti. Sa detyra janë përfunduar për kohën, sa aplikime janë procesuar, sa pyeta janë zgjidhur. Por këtu duhet të jetë e vështirë: produktiviteti nuk duhet të vlerësohet vetëm sipas numrit, është e rëndësishme të vërehet komplikësia e detyrave. Një detyrë komplekse mund t’i kushtojë 20 detyrave të thjeshta.

Kriteri i katërt është efektiviteti komunikativ. Si shpejt dhe me cilësi funksionari përgjigjet në pyetjet e qytetarëve dhe kolegëve. Në hom office komunikimi bëhet digital: letrat, mesazhet mesdhetarë, videokërcënat. Cilësia e komunikimit mund të vlerësohet përmes shpejtësisë së përgjigjes, jashtëzakonshmërisë së formuimit dhe plotësisë së informacionit.

Kriteri i pestë është inicativa. Funksionari nuk vetëm ekzekuton detyra, por gjithashtu ofron përmirësime, gjetë zgjidhje standarde, merr detyra që nuk falen në detyrat e tij direkte. Ky kriter është shumë vlerësor në mjedisen e largët, ku proaktiviteti bëhet faktor i rëndësishëm i angazhimit.

Instrumentet e mësorimit: nga time-tracking deri në KPI

Instrumenti më i thjeshtë është time-tracking, regjistrimi i kohës, i përfshirë në detyra. Por, si u thirr, kjo është më shumë se një instrument i ndihmës, i cili nuk riflet cilësinë. Më mirë është të përdoret në kombinim me metoda të tjera.

Instrumenti i dytë është sistemët elektronike të menaxhimit të detyrave. Në këto sisteme fiksohet, ai, çfarë, kur ka bërë. Në këtë mënyrë mund të gjurmohen, sa kohë ka qenë detyra në punë, sa herë e kanë kthyer për përmirësim dhe sa shumë konsultime ka qenë. Kjo jep një pamje objektive të nguljes dhe efektivitetit.

Instrumenti i tretë është sistemi i treguesve të përgjithshëm (KPI). Për çdo punëtor përgatiten KPI, i cili i përgjigjet specifikës së punës së tij. Për shembull, për punëtorin që punon me kërkesat e qytetarëve, tërheqjet janë: termi i përgjigjes, përqendrimi i zgjidhjeve, vlerësimi i cilësisë nga anketat.

Instrumenti i katërt është përgjigja e përsëritur nga kolegët dhe qytetarët. Anketat, anketat, analiza e kërkesave. Ky është burim i të dhënave subjektiv, por i rëndësishëm.

Instrumenti i pënjëmërtët është kontrolli planifikues i cilësisë. Drejtori mund t’i kontrollojë përgjithësisht dokumentet që janë gatuar nga punëtorët e largët, vlerësuar për përputhjen me standartet.

Problemat e mësorimit dhe rrugat për zgjimin e tyre

Problema kryesore është besimi. Kjo gjë që funksionari është jashtë pamjes, drejtori ka tentim të rritë kontrollin. Por kontrolli i tepërtë i vras motivimin e punëtorëve dhe krijon atmosferë të mosbesimit. Prandaj, është e rëndësishme që sistemi i vlerësimit të jetë i qartë dhe i parashikueshëm.

E dytja problem është ngulja e pavarur. Në ditët e këtyre punësia mund t’i jetë e ngulur, në ditët e tjera e lirë. Është e rëndësishme të vlerësohet efektiviteti jo sipas ditës, por sipas kohës – muaj, çeldor.

E treta problem është mungesa e standardeve qartë. Shumica e detyrave të funksionarëve nuk janë formësuar mirë, dhe vlerësimi i cilësisë së tyre është i vështirë. Duhet të zhvillojë kriteret qartë që çështja është «një rezultat i mirë’.

E tetëra problem është diskomforti i psikologjik. Vlerësimi i efektivitetit në hom office mund t’i jetë i përgjigjshëm si hyrje në hapësirën private të punëtorëve. Prandaj, është e rëndësishme të nxjerrë objektivin e vlerësimit, të nxjerrë mekanizmat e tij, që punëtorët nuk e shihen si kontroll, por si ndihmë.

Roli i drejtorit: prej mbikëqyrës deri në udhëheqës

Në hom office roli i drejtorit ndryshon. Në vend të kontrollit fizik, ai duhet t’i jetë udhëheqës i udhëheqjes dhe koordinator. Qëllimi i tij nuk është t’i mbahet gjurmë, por t’i ndihmojë funksionarinë të punojë efikas. Kjo do të thotë takime të rëndomta, diskutime rreth detyrave, mësim, analiza e gabimeve.

Është e rëndësishme të krijojmë kulturën e përgjigjes së përsëritur, ku punësia nuk ka frikë të thotë për probleme. Nëse ai e ngulur detyrën, ai duhet të ketë mundësi të thotë më parë, jo të përpjekë «të përmirësoj’.

Drejtori gjithashtu duhet t’i jetë shembulli i transparencës: t’i tregojë treguesit e vet, të diskutojë efektivitetin e tij, të fllojë hapësirërisht rreth çështjeve.

Përfundim: efektiviteti është jo orët, por vlera

Efektiviteti i funksionarit në hom office vlerësohet jo sipas numrit të orëve që ka përfunduar me kompjuterin, por sipas vlerës që ka krijuar për shoqërinë dhe shtetin. Kjo kërkon nga sistemi i menaxhimit të kthehet nga kontrolli në besim, nga treguesit formales në rezultate reale, nga kërkimi në zhvillim. Hom office nuk shkallëkon efektivitetin, nëse ndryshohet sistemi i vlerësimit. Për kundër kësaj, ai mund t’i ngjyrosë efektivitetin, duke dhënë më shumë lirie dhe përgjegjësi funksionarëve.

Permanent link to this publication: